Blueprint Absensi

Mekanisme Sistem Absensi Cicero

Peta utuh yang merangkum aktor kunci, alur kerja, tanggung jawab RACI, serta koneksi integrasi yang menopang kepatuhan harian di lingkungan Tingkat Polda - Direktorat / Bidang.

Tingkat Polda- Direktorat / Bidang

Regulator & pengawas kebijakan

Menetapkan target kepatuhan harian
Upload tugas konten pada akun resmi
Melakukan briefing harian pada WAG Social Media Tingkat Polda- Direktorat / Bidang
Mengirim Laporan Kepatuhan kepada satker jajaran
Memonitor permintaan kolaborasi dan mengkurasi konten dari satker jajaran

Operator Polres

Koordinator lapangan

Mengelola data personil - penambahan akun baru, pergantian akun, permintaan penghapusan akun
Monitor tugas di WAG Social Media Tingkat Polda- Direktorat / Bidang dan mendistribusikan link tugas harian
Mengakomodir kendala personil dan melaporkan pada Cicero
Melakukan absensi personil harian
Mengirim permintaan kolaborasi konten ke akun resmi Ditbinmas

Personil

Pelaksana tugas individu

Melakukan likes dan komentar sesuai tugas harian
Melaporkan kendala kepada operator
Memperbarui data akun pribadi ketika ada perubahan data

Sistem Cicero

Otomasi & analytics

Monitoring akun resmi, mengambil data konten hari ini, membuat dan mengirim pesan tugas ke WAG Tingkat Polda- Direktorat / Bidang
Menarik data engagement real-time
Menghasilkan status absensi
Menghitung skor pelaksanaan tugas
Membuat rekap kepatuhan harian, mingguan dan bulanan
Mengirim informasi, laporan dan notifikasi via Wa Bot
Mendistribusikan laporan harian, mingguan dan Executive Summary / Anev Bulanan

Alur Mekanisme

1
Distribusi Tugas Harian
Tingkat Polda - Direktorat / Bidang mengunggah konten harian atau menerima permintaan kolaborasi dari satker, selanjutnya sistem Cicero secara otomatis mengirim rrekap link konten tugas ke WAG pusat, dilanjut operator Polres menyalurkan rekap link tugas ke personil / group satkernya dengan instruksi batas waktu.
2
Pelaksanaan Interaksi
Personil menjalankan tugas like/komentar sesuai tugas konten. Sistem merekam aktivitas pelaksanaan likes dan komentar.
3
Validasi & Absensi
Sistem melakukan fetch data pelaksanaan likes dan komentar, memastikan status melaksanakan /tidak melaksanakan akurat.
4
Eskalasi & Pelaporan
Status harian direkap otomatis. Operator mengambil absensi via dashboard, memberi teguran awal kepada personil, selanjutnya Tingkat Polda - Direktorat / Bidang memberikan teguran tindak lanjut bagi satker dengan tingkat kepatuhan rendah.

Peta Hubungan Aktor

Garis solid menunjukkan aliran koordinasi rutin, garis putus-putus menandakan eskalasi yang dipicu indikator sistem.

Tabel RACI

Aktivitas	R	A	C	I
Penetapan target & SOP	Tingkat Polda - Direktorat / Bidang	Tingkat Polda - Direktorat / Bidang	Operator Polres	Personil
Distribusi link & jadwal	Operator Polres	Tingkat Polda - Direktorat / Bidang	Sistem	Personil
Eksekusi tugas interaksi	Personil	Operator Polres	Tingkat Polda - Direktorat / Bidang	Sistem
Monitoring & rekap absensi	Sistem	Operator Polres	Tingkat Polda - Direktorat / Bidang	Personil
Eskalasi ketidakpatuhan	Operator Polres	Tingkat Polda - Direktorat / Bidang	Sistem	Personil

R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed.

Istilah Kunci & Rute Integrasi

Re-fetch
Pemicu sinkronisasi ulang data engagement pada dashboard untuk memastikan status absensi terbaru.
Dashboard → Instagram/TikTok Insight → Tombol Re-fetch
Shadowban
Kondisi penurunan jangkauan konten yang memerlukan pergantian akun dan update data profil secepatnya.
WA Bot → Menu Update Profil → Kirim username baru
Auto Recap
Job terjadwal yang membuat ringkasan kepatuhan harian di modul Executive Summary.
Background Service → Executive Summary → Distribusi PDF
Attendance Score
Skor gabungan dari kecepatan, kelengkapan, dan konsistensi interaksi personil.
Analytics Engine → Dashboard KPI → Notifikasi WA Bot